Lorsque l’on parle de communication, il est très important de bien comprendre les différents types de communication et leurs spécificités. Chaque type de communication a son rôle à jouer et nécessite des outils spécifiques pour être mis en œuvre. Alors que la communication externe s’adresse aux publics extérieurs à l’entreprise, c’est-à-dire aux clients et aux prospects, ou encore aux médias, la communication interne cible les salariés et collaborateurs qui font partie intégrante de l’entreprise.
Afin d’assurer une bonne cohésion de groupe, une bonne productivité et un climat social favorable, il est important pour les entreprises d’avoir une bonne stratégie de communication interne. Dans ce contenu, nous verrons en détail ce qu’est la communication interne, ses avantages et ses outils principaux.
Qu’est-ce que la communication interne ?
La communication interne correspond au dialogue qui se tient entre les employés d’une même organisation ou entreprise. Il s’agit donc d’un échange d’informations ou d’expériences entre collaborateurs visant à renforcer leur motivation et à créer une culture commune. Elle permet aussi de diffuser des informations supplémentaires sur l’entreprise et son activité afin que tous les collaborateurs soient bien informés et aient une idée claire des objectifs à atteindre.
La communication interne est donc fondamentale pour assurer le succès des projets car elle assure un fonctionnement optimal au sein des équipes grâce à la circulation fluide des informations.
Quel est le rôle de la communication interne ?
Le rôle principal de la communication interne est double : elle doit à la fois favoriser le sentiment d’appartenance aux valeurs partagées par l’organisation (culture commune) tout en assurant un suivi régulier des projets menés au sein de l’entreprise. Elle sert ainsi à maintenir un climat social agréable grâce à une meilleure transmission des informations entre collaborateurs mais aussi vers le haut (direction/managers).
De plus, elle permet aussi de lever certains freins liés à la distance géographique qui peut exister entre collaborateurs travaillant sur différents sites ou ayant des horaires complexes.
Quels sont les différents types de communication interne ?
Il existe plusieurs types de communications internes:
- Communication orale : Cela peut prendre diverses formes comme un discours du PDG adressé aux salariés pour partager sa vision du futur ou encore une réunion hebdomadaire pour présenter les nouveaux projets en cours.
- Communication écrite : Elle peut se présenter sous forme papier (circulaires internes) ou digitale (newsletter digitale). Elle permet aux managers et directions judicieusement choisis d’envoyer des messages importants (objectifs annuels, changements stratégiques…).
- Communication numérique : Les technologies modernes offrent aujourd’hui aux entreprises un large panel d’outils digitaux permettant une gestion simplifiée des projets collaboratifs mais aussi une diffusion rapide des informations vers tous les employés concernés (intranet collaboratif, réseaux sociaux internes, entre autres).
Quels sont les avantages de la communication interne ?
La bonne gestion du dialogue au sein d’une organisation amènera plusieurs avantages majeurs notamment pour le bien-être collectif mais aussi pour amener un gain considérable au niveau de la productivité et de l’efficacité.
Une culture d’entreprise enrichie
La communication interne permet de créer une culture commune au sein de l’organisation et un sentiment d’appartenance plus fort chez les collaborateurs. En effet, elle permet à tous les employés d’avoir une meilleure compréhension des valeurs partagées par l’organisation mais aussi de ses objectifs et stratégies. Elle offre aussi la possibilité aux collaborateurs d’être plus à même de concevoir leur rôle au sein de l’entreprise et leur contribution à sa réussite.
Des équipes soudées et motivées
La communication interne est essentielle pour maintenir une bonne cohésion entre les membres des différents services ou entre chefs d’équipe et leurs collaborateurs. Un bon dialogue entre les différents acteurs permettra à chacun d’être impliqués dans la réalisation des objectifs communs et donc ce sentir plus motivés et investis.
Une baisse du turnover dans l’entreprise
Une bonne communication interne est essentielle pour garder vos meilleurs salariés engagés, motivés et fidèles à votre organisation. Lorsque les salariés se sentent respectés, écoutés et valorisés, ils se sentiront plus impliqués dans leur travail ce qui aura tendance à diminuer le turnover (départ des salariés). De plus, en ayant une bonne dynamique au sein des équipes, il sera plus facile pour l’entreprise d’attirer de nouveaux talents en raison d’un environnement de travail sain et positif.
La marque employeur valorisée
Être reconnu comme un employeur attentif aux besoins de ses collaborateurs est très important pour attirer de nouveaux talents mais aussi pour renforcer son image positive auprès du grand public. La communication interne joue donc un rôle essentiel car elle permet aux salariés actuels comme à ceux qui pourraient intégrer cette organisation par la suite, de comprendre sa mission et ses valeurs afin que ceux-ci soient alignés sur celles-ci.
Un management maîtrisé
Une bonne communication interne permet aux managers/responsables hiérarchiques d’avoir une meilleure connaissance des projets en cours mais aussi une vision claire sur les besoins en ressource humaine ou matérielle nécessaire pour assurer un fonctionnement optimal au sein des services concernés. Ainsi, cela permettra notamment aux managers (ou dirigeants) de mieux gérer leur équipe en prenant en compte les attentes des collaborateurs tout en tenant compte des contraintes budgétaires liées au projet/service concerné par exemple.
Une augmentation de la productivité
Enfin, le dialogue constant entre les collaborateurs grâce à la communication interne amènera automatiquement un gain considérable en termes productivité/efficacité car chaque salarié sera plus informé sur le projet qu’il doit réaliser mais aussi sur comment celui-ci va contribuer à la réalisation globale des objectifs fixés par l’organisation. Cela aura tendance à amener naturellement une augmentation significative du rendement global sans avoir recours à aucune technologie supplémentaire ou additionnelle !
Quels sont les outils de la communication interne ?
Il existe un large panel d’outils digitaux permettant aux entreprises modernes d’amener sa stratégie communicative vers le digital notamment afin qu’elle soit plus rapide et plus efficace. Voici donc quelques exemples des outils les plus utilisés :
L’intranet collaboratif
L’intranet collaboratif est un outil incontournable pour favoriser la communication entre les membres d’une équipe ou d’une organisation. Il permet aux utilisateurs de partager des informations rapidement et facilement via des messageries instantanées intégrées et des forums interactifs publics ou privés. Il est également possible d’y partager du contenu multimédia (documents, images, vidéos) et des calendriers communs pour organiser des réunions ou planifier des tâches.
L’intranet collaboratif permet à tous les membres de l’organisation d’être plus connectés qu’auparavant grâce à sa simplicité et son ergonomie intuitive. De plus, il facilite grandement la collaboration entre collègues parce qu’ils ont toujours accès aux informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Enfin, il permet aux responsables RH ou encore aux managers de suivre l’activité au sein de l’organisation afin qu’aucun détail ne soit négligé.
Le chatbot d’entreprise
Le chatbot d’entreprise est un outil très prisé par les entreprises car il permet aux employés d’interagir avec lui via une interface conversationnelle basée sur le langage naturel (chat). Dans un premier temps, ce genre de technologie sert principalement à répondre aux questions courantes posées par les salariés : horaires flexibles, congés payés etc… Mais elle peut aussi être utilisée pour améliorer la productivité en fournissant aux employés des informations pertinentes sur demande ou automatiquement (par exemple envoi automatique pendant une prise en charge).
Le chatbot peut également être utilisé pour offrir une assistance supplémentaire tant sur site que hors site aux clients et prospects (envoi automatique de mails personnalisés par exemple). Ainsi, ce type d’outil est un formidable allié pour favoriser la communication interne mais aussi externe car il augmente considérablement l’efficacité du service client ainsi que du service marketing.
Le team building
Le team building consiste à organiser des activités spécifiques destinées à renforcer la cohésion et la motivation au sein du personnel parfois dispersé géographiquement. Cela peut prendre diverses formes: journée sportive collective, visite culturelle, jeux de réflexion ou encore atelier culinaire.
Ces activités sont très utiles pour créer un sentiment d’appartenance et d’amitié entre les employés et créer des liens entre les différents services et collaborateurs. Elles permettent également de favoriser le travail en équipe et de stimuler la créativité et l’esprit d’innovation, ce qui à terme contribuera à l’amélioration des performances globales de l’entreprise.
La newsletter interne
La newsletter interne est un outil très pratique pour communiquer régulièrement avec ses collaborateurs sur divers sujets (actualités, informations stratégiques, annonces importantes…). Elle peut être envoyée soit par courrier électronique, soit directement sur le site intranet ou sur un support papier (bulletin d’information).
Cet outil permet aux salariés d’être toujours au courant des évolutions au sein de l’organisation grâce à un flux d’informations structuré et ponctuel. Il offre également la possibilité aux membres de l’entreprise de participer activement à son développement : ils ont alors la possibilité de donner leur avis sur certains sujets proposés, ce qui contribue à créer une plus forte cohésion au sein du groupe.
Les plateformes d’onboarding
Les plateformes d’onboarding sont des solutions logicielles spécialement conçues pour faciliter la prise en main des nouveaux arrivants ainsi que leur intégration rapide au sein de l’organisation. Ces plateformes fournissent aux employés toutes les informations dont ils auront besoin : procédures, règles et consignes, objectifs fixés, etc. Elles offrent également une interface numérique pour favoriser les échanges entre collègues (messagerie instantanée, forum…) afin que chacun puisse trouver facilement les réponses à ses questions.
Les plateformes d’onboarding sont donc non seulement utiles pour soutenir le nouveau collaborateur durant sa période d’adaptation mais aussi pour accroître sa productivité car elles permettent aux responsables RH ou managers d’avoir une vision globale des comportements des salariés et notamment du temps qu’ils passent sur chaque tâche.
Les entretiens individuels
Les entretiens individuels constituent un autre moyen très efficace pour communiquer avec les membres du personnel. Ils offrent l’occasion aux dirigeants et responsables RH de recueillir le feedback des employés afin de prendre connaissance de leurs points forts mais aussi points faibles et mettre en place des actions correctives si nécessaire. Les entretiens individuels permettent également à chaque employé d’exprimer librement ses idées sans être intimidé par la présence physique ou virtuelle des autres personnes présentes autour de la table (dans un cadre professionnel).
Cette technique permet aux dirigeants ou responsables RH de vérifier si chaque membre du personnel est bien aligné avec la stratégie générale mise en place par l’organisation. De cette manière, il sera plus facile pour eux d’identifier les opportunités potentielles qui se présenteront au fil du temps grâce à une meilleure compréhension des motivations et aspirations internes.
Le livret d’accueil
Le livret d’accueil est un excellent outil pour accompagner tous les nouveaux arrivants qui viennent grossir les rangs de l’entreprise. Il se présente sous forme d’un document qui rassemble toutes les informations utiles à connaître et qui permet aux nouveaux collaborateurs de mieux comprendre la culture de l’organisation.
Le livret d’accueil peut contenir des informations sur le bureau et les collègues avec qui il va travailler, mais aussi des documents expliquant en détail les procédures, les règles et consignes à respecter. Il est parfois accompagné de vidéos ou encore de quiz pour tester la compréhension des nouveaux salariés.
Cet outil est très efficace car il offre une expérience personnalisée aux employés dès leur arrivée. De plus, grâce à un livret d’accueil bien conçu, les nouveaux arrivants seront accueillis plus rapidement et pourront donc commencer à travailler plus vite.
La boîte à idées
La boîte à idées est une autre technique très appréciée par les entreprises car elle invite le personnel à s’impliquer activement dans le développement et l’amélioration des services et produits proposés par l’organisation. Cette boîte peut prendre différentes formes: site web, application mobile… Chaque employé peut alors soumettre ses idées qui seront ensuite évaluées par un jury composé des responsables RH ou managers afin d’identifier celles qui auront le plus grand impact sur la stratégie globale de l’entreprise.
La boîte à idées est donc un excellent moyen pour favoriser l’esprit d’innovation au sein du personnel mais aussi pour créer un sentiment de bien-être chez les salariés car cela leur permet de sentir que leurs contributions comptent et qu’elles sont prises en considération par la direction.
Pour conclure…
La communication interne est un outil puissant qui peut être utilisé pour relier et engager le personnel afin que l’ensemble des collaborateurs fonctionne comme une unité cohérente. Avec la multitude d’outils à votre disposition, il est important de trouver ceux qui répondent le mieux à vos besoins en matière de communication interne. Une bonne stratégie de communication interne nécessite une planification minutieuse, un suivi attentif et une adaptation continue aux changements organisationnels. En adoptant ces pratiques, les entreprises peuvent facilement améliorer la productivité et l’engagement de leurs employés.
En adoptant ces pratiques, les entreprises peuvent facilement améliorer leur capacité à atteindre leurs objectifs stratégiques et profiter des avantages que la communication interne peut offrir. Un investissement dans une stratégie de communication interne efficace peut s’avérer être très rentable pour toutes les organisations, car il permet aux entreprises de tirer parti du potentiel de leurs employés en faisant appel à leur engagement et à leur enthousiasme.Enfin, il permet également aux entreprises de rester compétitives et à l’avant-garde dans un monde qui est toujours en pleine mutation. Une bonne communication interne peut être la clé pour atteindre ces objectifs. Alors commencez maintenant à développer votre stratégie de communication interne !