Avoir une adresse électronique est presque une obligation, que vous soyez un entrepreneur, un chercheur d’emploi, un fournisseur ou un particulier. En effet, à l’heure actuelle où la numérisation occupe une place importante dans notre quotidien, personnel et professionnel, les emails sont devenus des outils incontournables, notamment pour conserver les échanges entre professionnels ou simples particuliers. En effet, une adresse email vous permet aussi de contacter de nouveaux prospects pour le compte de votre entreprise, de déposer une candidature à un poste, et surtout, de faire diverses relances à titre personnel et professionnel. Découvrez dans cet article le moment propice pour envoyer un mail de relance selon le destinataire, ainsi que sur le contenu des mails de relance suivant sa nature.
Pour quelles raisons relancer un client par mail ?
De nombreuses raisons peuvent inciter une entreprise ou un particulier à faire une relance par mail, les plus connues sont les suivantes :
- Pour une entreprise, un mail de relance peut être envoyé auprès d’un prospect pour demander, par exemple, la suite d’un partenariat commercial ou d’une offre commerciale ;
- Pour les entreprises professionnelles, les mails de relance peuvent concerner une demande de règlement d’une facture auprès d’un client. Dans ce cas, l’email de relance aura comme objet le recouvrement. Toutefois, un email de relance peut également s’agir d’une demande de rappel de paiement ;
- Pour un particulier, l’email de relance peut faire suite à l’envoi d’une candidature à un poste au sein de l’entreprise et dont aucune réponse n’est arrivée au bout de quelques jours. Relancer l’entreprise par mail montre la motivation et l’intérêt du demandeur pour la proposition d’emploi ;
- Un mail de relance peut, tout simplement, être la réponse à une demande de conseils ;
- Pour un chercheur d’emploi, un mail de relance peut être la suite d’un entretien sans réponse.
Si telles sont les raisons pour relancer des mails, comment écrire un mail de relance propre et direct ?
Quel devrait être le contenu d’un mail de relance ?
Pour un mail de relance bien écrit avec l’effet escompté, respectez ces quelques étapes :
- Il convient de personnaliser votre mail de relance afin que le prospect ou le destinataire soit curieux. Pour y arriver, n’oubliez pas de mettre la formule de politesse avant de mentionner l’objet de la relance ainsi que la date d’envoi de votre dernier mail de proposition sans réponse ;
- Dans un mail de relance, soyez précis. En effet, la relance doit contenir un message clair, concis et direct afin d’inciter le prospect ou l’interlocuteur à vous renvoyer sa réponse. De plus, dans un mail de relance, il faut respecter les mêmes règles d’écriture que pour une lettre physique ;
- Si le premier mail était une demande de rendez-vous pour un entretien, dans le mail de relance, proposez une nouvelle date pour la rencontre et discutez du plan d’action pour le projet ;
- Si votre mail de relance est une demande de paiement d’une facture, pensez à inclure tous les détails la concernant. À titre d’exemple, vous pouvez y mentionner la date de l’émission de la facture, le produit qui fait l’objet de la relance, le montant exact de la facture et la date d’échéance de paiement. Pour finir votre mail, n’oubliez pas d’y inclure la formule habituelle de politesse à l’adresse du prospect ou de l’interlocuteur ;
- Pour votre mail de relance, l’objet doit susciter la curiosité de l’entreprise destinataire ou de votre interlocuteur. Pensez à mettre un objet sous forme de question. Si un entretien (par exemple une proposition de partenariat) a déjà eu lieu, mettez un objet du type « projet en cours » ou « avancement du projet ».
L’email est l’outil par excellence actuellement : il est efficace sans que l’interlocuteur ou le prospect se sente harcelé ou importuné.
Voilà comment rédiger un mail de relance en vue d’obtenir une réponse favorable vis-à-vis d’une future collaboration commerciale adressée à vos prospects ou à vos futurs clients.