Les comptes-rendus de réunions sont un moyen essentiel de documenter les décisions qui ont été prises et les sujets qui ont été discutés. Une bonne pratique consiste à écrire un compte rendu de réunion dès que la réunion est terminée. Cela aide à garantir que les informations pertinentes ne sont pas oubliées et que la suite des actions est clairement définie.
Le but d’un compte-rendu est de documenter les décisions et les conclusions prises lors d’une réunion. Les comptes-rendus peuvent également être utilisés pour attirer l’attention sur des sujets importants et fournir un historique de suivi. En fin de compte, la qualité et la précision des informations contenues dans le compte-rendu déterminent sa valeur.
Comment faire un compte-rendu de réunion efficace ?
Pour faire un compte-rendu de réunion efficace, vous devrez suivre les étapes suivantes :
- Comprendre l’objectif de la réunion
- Trouver le bon format
- Inclure les informations pertinentes
- Prendre des notes organisées
- Rédiger le compte-rendu
- Revoir et relire le compte-rendu
- Distribuer le compte-rendu et suivre les actions
Comprendre l’objectif de la réunion
Avant même de commencer à prendre des notes, il est nécéssaire de comprendre l’objectif de la réunion. Quel est le but de la réunion ? Qu’espèrent-ils accomplir ? Quels sont les sujets à discuter ? Comprendre le but de la réunion vous aidera à prendre des notes plus précises et à déterminer quelles informations sont pertinentes et devraient être incluses dans le compte-rendu.
Trouver le bon format
Il est nécéssaire de choisir le bon format pour votre compte-rendu. Vous pouvez choisir un format narratif dans lequel vous décrivez les informations les plus importantes de la réunion, ou un format structuré qui énumère les éléments clés de la réunion. Vous pouvez également choisir de combiner les deux types de formats. Vous devez donc choisir un format qui convient à votre contexte et à votre public cible.
Inclure les informations pertinentes
Une fois que vous avez choisi un format, vous pouvez commencer à prendre des notes et à inclure des informations pertinentes dans votre compte-rendu. Les informations pertinentes qui doivent figurer dans votre compte-rendu comprennent le nom de la personne qui a dirigé la réunion, la date, l’heure et le lieu de la réunion, les sujets abordés, les principales conclusions et décisions prises, les actions à effectuer et les noms des membres présents.
Prendre des notes organisées
Lorsque vous prenez des notes, assurez-vous de les organiser de manière cohérente. Utilisez des titres pour aider à organiser vos notes et divisez les sections par sujet. Cela rendra le processus de rédaction de votre compte-rendu beaucoup plus facile. Vous devrez alors prendre des notes claires et détaillées. Assurez-vous que vos notes sont suffisamment détaillées pour que le compte-rendu soit compréhensible et qu’il fournisse suffisamment d’informations pour les personnes qui n’ont pas assisté à la réunion.
Rédiger le compte-rendu
Une fois que vous avez relevé des notes précises et détaillées, vous pouvez commencer à rédiger le compte-rendu. Commencez par une introduction qui décrit le but de la réunion et le nombre de participants. Ensuite, écrivez des paragraphes sur les sujets discutés et sur les décisions et les conclusions prises. Assurez-vous d’inclure les noms des personnes qui ont pris part à la discussion et d’identifier les actions qui doivent être entreprises à la suite de la réunion.
Revoir et relire le compte-rendu
Une fois que vous avez rédigé votre compte-rendu, vous devez le relire et le revoir. Assurez-vous que toutes les informations sont exactes et précises. Vérifiez également que vous n’avez pas omis des informations importantes. Le compte-rendu doit être clair et compréhensible et doit correspondre aux notes que vous avez prises lors de la réunion.
Distribuer le compte-rendu et suivre les actions
Une fois le compte-rendu révisé et approuvé, il peut être distribué aux personnes concernées. Assurez-vous que toutes les personnes qui ont participé à la réunion et qui doivent être informées des décisions prises lors de la réunion reçoivent le compte-rendu. Enfin, assurez-vous de suivre les actions et de vous assurer que toutes les tâches recommandées sont effectuées.
